CDI à Conakry Date limite: 30/07/15 4060afdaee0f59d5a3b3873fe411a918

RECHERCHE ASSOCIÉ(E) EN ADMINISTRATION (GESTION DES BIENS)

I. Informations sur le poste
Titre du poste:             Associé(e) en administration (Gestion des biens)
Niveau:                       ICS-6
Superviseur:                DRR/OM/Associé(e) en administration
II. Contexte organisationnel
Sous la conduite et la supervision directe du DRR/OM ou de l’Associé(e) en administration, l’Associé(e) en administration pour la gestion des biens fournit un appui pour la gestion et le contrôle des biens durables et non-durables du PNUD, la cession des biens, et le renouvellement des données d’inventaires ; administre et exécute les processus et les transactions assurant une haute qualité et la précision du travail. L’associé(e) en administration pour la gestion des biens adopte une approche qui favorise le client, la qualité  et le rendement au niveau de l’Unité.
L’associé(e) en administration pour la gestion des biens travaille en étroite collaboration avec la Direction, le personnel des Opérations et des Programmes et des autres agences pour l’échange d’information et assurer une prestation de services cohérente.
III. Fonctions/Principaux résultats attendus
Résumé des fonctions principales:
Mise en œuvre de stratégies opérationnelles
Administration de la gestion des biens
Soutien au contrôle administratif et financier
Appui au renforcement et au partage des connaissances
1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, visant les résultats suivants:
Le respect intégral de la gestion et de l’inventaire administratif en veillant à ce que la gestion des biens soit effectuée dans le respect des règles et règlements, des politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées par toutes les unités du Bureau pays.
Contribution à l’élaboration et la mise en des procédures internes de fonctionnement standardisées.
2.  Gestion des biens, en visant les résultats suivants:
Appui au Manager des Opérations dans la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des biens.
Réception, inspection et vérification du matériel, mobilier, fournitures et planification des livraisons aux clients.
Marquage de tous le matériel/mobilier lors de la réception par le fournisseur. Mise à jour de l’inventaire du matériel non-durable et le suivi de l’emplacement du mobilier.
Mise à jour dans Atlas des informations sur la gestion des biens.
 » Capitalisation  » des articles appropriés en conformité avec la politique du PNUD régissant les catégories des biens, leur durée de vie estimative, les coûts, et les profils BSB « PAC » et   » NONCAP ».
Utilisation de Atlas, selon les profiles CAP et NONCAP, pour capitaliser la gestion des biens afin de refléter l’amortissement des biens et facturer les articles, en conformité avec les normes IPSAS.
Appui à la gestion de la cession des biens physiques. Examen des biens et recommandations des biens à cesser. Préparation de la documentation pour soumission au CAP ; suivi des requêtes en liaison avec les unités pour la cession des biens et mise à jour dans Atlas des détails relatifs à la cession. Supervision de la cession des biens et de la fiabilité de l’inventaire.
Appui à la remise en œuvre de l’exercice annuel de vérification physique de l’inventaire physique afin d’assurer la fiabilité des données et l’emplacement du matériel. Assure que les gestionnaires signent le décompte physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire.
Identification des domaines de difficultés dans le système d’inventaire et conversion des données imputées dans le système ; mise à jour du système et mesures correctives prises pour assurer la fiabilité des informations extraites du système.
3.  Fournit un appui pour le contrôle administratif et financier dans le bureau, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:
Contribution dans la préparation du budget de l’unité.
Tenue de registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
Examen, vérification et réconciliation de données et de rapports assurant l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs.
Consolidation et préparation des états financiers récapitulatifs pour l’inclusion dans les états financiers généraux.
4.   Appui le renforcement et le partage de connaissance dans le Bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
Formation du personnel des unités et des projets engagés dans les inventaires physiques
Briefing au personnel sur le domaine de travail
Contributions aux réseaux et communautés de pratiques
IV. Impact sur les résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de l’unité. L’analyse et la présentation de l’information sur la gestion des biens renforcent la capacité et la responsabilité du bureau dans la gestion des biens.
V. Compétences et facteurs clés de succès
Compétences fonctionnelles:
Gestion et Apprentissage de la Connaissance
Niveau 1.1: L’analyse et la recherche de base
Recherche les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de faire les choses
Documente les stratégies innovatrices et les nouvelles approches
Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures
Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
Possède les connaissances basiques des politiques organisationnelles et procédures de base liées au poste et les applique dans le travail;
Identifie les nouvelles approches et les meilleures puis les intègre au travail;
S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.
Promouvoir le changement organisationnel et le développement
Niveau 1.1: Présentation de l’information sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Documente les meilleurs pratiques en matière de changement et de développement organisationnel à l’intérieur et à l’extérieur du système des Nations Unies
Démontre une aptitude à identifier les problèmes et propose des solutions
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Niveau 1.1: La collecte et la mise en œuvre de systèmes de gestion de données
Utilise  les bases de données  et autres systèmes de gestion de l’information
Apporte des contributions au développement des composants des systèmes simples
Orientation vers le Client
Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients
Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
Répond rapidement aux besoins des clients.
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats
Niveau 1.1: Collecte et diffusion de l’information
Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques dans les systèmes de gestion axés sur les résultats
Fournit les contributions aux rapports
Maintient les bases données
Compétences de base:
•    Fait preuve d’intégrité et d’attachement aux valeurs et à l’éthique des Nations Unies;
•    Démontre une connaissance de l’organisation et fait preuve de jugement critique;
•    Auto-développement, prise d’initiatives;
•    Agit comme un meneur d’équipe et encourage le travail de l’équipe;
•    Facilite et encourage la communication ouverte au sein de l’équipe, communique efficacement;
•    Crée des synergies par la maîtrise de soi;
•    Gère les conflits;
•    Encourage le partage des connaissances et encourage la formation des autres;
•    Prend des décisions justes et transparentes.
VI. Qualifications requises
Education:    Niveau d’études secondaire avec spécialisation en comptabilité et finance. Diplôme universitaire en finance, management, ou administration publique désirable mais pas requis.
Comptables qualifiés d’un institut  internationalement reconnu auront un avantage distinct.
Test du PNUD sur la comptabilité et la finance requis
Expérience:    6 ans d’expérience en administration ou appui aux programmes. Une bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique MS Word, Excel),  et des systèmes de gestion basée sur le Web.
Connaissance d’IPSAS et/ou IFRS requise.
Langues     Maîtrise parfaite de la langue officielle du Bureau pays et de la langue
Requises:    nationale.

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